Må du bokføre hvert enkelt salg?

Søker du på dette, får du motstridende svar. Noen kilder sier at hvert eneste salg må registreres for seg. Andre sier at du kan samle salgene per dag, uke eller måned.

Begge har delvis rett — og det er derfor forvirringen finnes. Svaret avhenger av hvordan du selger, og av at man skiller mellom to spørsmål som ofte blandes sammen.

To spørsmål, ikke ett

Dette er nøkkelen til å forstå hele diskusjonen:

1. Dokumentasjon: Må hvert salg ha sitt eget salgsdokument?
2. Bokføring: Må hvert salg føres som en egen linje i hovedboken?

Det er på spørsmål 2 unntaket finnes — og bare for kontantsalg. På spørsmål 1 er hovedregelen fast.

Hvor du havner avhenger av hvordan du selger

Bokføringsforskriften § 5-3-1 bokstav a definerer kontantsalg, og avslutter med denne setningen:

«Salg over internett eller ved oppkrav anses ikke som kontantsalg.»

Det er hele forklaringen på hvorfor du ikke kan gjøre som butikken. Kassasystemreglene og dagsoppgjøret gjelder kontantsalg. Selger du på nett, er du utenfor.

Hva som da gjelder for deg

Nettsalg dokumenteres etter reglene for kredittsalg. Det betyr ett salgsdokument per salg, med innholdet i § 5-1-1 — og en nummerering som er «maskinelt tildelt i en kontrollerbar sekvens» (§ 5-1-3). Kontrollerbar betyr at det skal synes hvis noe mangler: 1, 2, 3, 5 avslører at nummer 4 er borte.

1. Nummer og dokumentasjonsdato — fortløpende nummer i kontrollerbar sekvens, og datoen dokumentet ble utstedt.
2. Angivelse av partene — selgers navn og org.nr. (med «MVA» bak hvis du er registrert), og kjøpers navn med adresse eller org.nr.
3. Ytelsens art og omfang — hva som faktisk ble solgt. «Betaling» eller «Ordre 4471» er ikke nok.
4. Tidspunkt og sted for levering — for digitale produkter normalt kjøpstidspunktet.
5. Vederlag og betalingsforfall — ved nettsalg som betales med én gang er dette samme tidspunkt.
6. Merverdiavgift — spesifisert, og alltid i norske kroner, også når salget skjer i utenlandsk valuta.
7. Omvendt avgiftsplikt — kun i særlige tilfeller. Da merkes dokumentet «Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet».

Rapporter og saldoer teller ikke

Dette er verdt å si tydelig, fordi det er den vanligste snarveien: en samlerapport er ikke et salgsdokument.

Fiken formulerer det slik i sin egen dokumentasjon: hverken ordrebekreftelser, samlerapporter eller salgsoversikt i CSV- og Excel-format regnes som gyldig salgsdokumentasjon. Og om betalingsløsninger spesifikt: Stripe «registrerer betalingen, men lager ikke gyldig dokumentasjon for salgene dine».

Du kan altså ikke laste ned en månedsrapport, bokføre totalen og regne det som gjort. Det samme gjelder utbetalingen fra betalingsløsningen — den er en pengeoverføring, ikke et salg. (Fem vanlige feil som får Stripe-tallene til å sprike i Fiken.)

Men nei — du trenger ikke opprette hver kunde

Her er den gode nyheten, og den overrasker mange.

Kundespesifikasjon — altså reskontro, der hver kunde har sin egen konto — kreves etter § 3-1 første ledd nr. 3. Men annet ledd avgrenser dette for kontante salg, og i praksis slår kravet bare inn når:

• vederlaget er over 40 000 kroner og betales med kontanter, eller
• kjøperen er bokføringspliktig og kjøpet er til videresalg eller direkte innsatsfaktor, og beløpet er over 1 000 kroner

Selger du digitale produkter for noen hundrelapper til forbrukere, treffer ingen av disse. Du trenger ikke opprette kontakter i regnskapssystemet for hver kjøper. Kjøperens navn skal fremgå av salgsdokumentet, men det er noe annet enn et kunderegister.

Selger du via Stripe, kan du la bokføringen skje automatisk framfor å opprette hvert salgsdokument for hånd.